Всего материалов в каталоге: 51
Показано материалов: 31-40 |
Страницы: « 1 2 3 4 5 6 » |
|
Данная программа позволяет работать с данными, представленными в виде таблиц
или диаграмм. Она находит большое применение при выполнении бухгалтерских,
экономических и инженерных расчетов.
Программа Microsoft Excel позволяет реализовывать следующие функции:
— создание и редактирование электронных таблиц;
— форматирование, оформление и печать таблиц (с возможностью
предварительного просмотра);
— создание документов, состоящих из нескольких таблиц, в которых применяются
одинаковые формулы;
— построение и редактирование графических диаграмм;
— работа с таблицами как с базами данных (сортировка, выбор данных по
запросу);
— создание итоговых и сводных таблиц;
— статистическая обработка данных;
— решение задач типа «что — если» путем подбора параметров;
— работа с макросами, изменение настроек среды;
— возможность работы совместно с программой Microsoft Outlook для отправки
данных по сети. |
|
документов.
Ввод и последующая правка текста осуществляется непосредственно с клавиатуры
в диалоговом режиме. При этом пользователь может использовать большой набор
функций данной системы, как то: использование различных шрифтов и форматов
текста, возможности переноса части текста из одного места в другое (в том числе
и в другой текстовый документ), вставка таблиц и других объектов.
Для работы с файлами в Microsoft Word существуют следующие функции:
— создание нового файла;
— открытие для редактирования уже существующих файлов;
— сохранение файлов в различных форматах (в виде документа Word 97, Word
6.0, WordPerfect, текстового файла, файла HTML и пр.);
— печать файлов с возможностью предварительного просмотра и
— установкой желаемых параметров страниц (ширина полей, размеры бумаги и
пр.);
— возможность просмотра нескольких последних открытых документов;
— возможность отправки редактируемого файла по сети через программу
Microsoft Outlook или в виде факса. |
|
В настоящее время наблюдается тенденция к созданию интегрированных пакетов -
так называемых «настольных офисов», или офисных систем, которые вмещают в себя
возможности текстовых и графических редакторов, средств обработки таблиц и
создания презентаций, электронной почты и некоторых других программных средств.
Наличие большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых
операций — создания и обработки данных обусловлено наличием трех основных видов
информации: числовой, Текстовой и графической. Для хранения информации чаще
всего используются базы данных, которые позволяют соединять все эти виды данных
в единое целое. Кроме того, большое развитие получили редакторы звуковой и
видеоинформации, эти виды информации становятся неотъемлемой частью большинства
баз данных.
Главной отличительной чертой, позволяющей определять набор программ как
интегрированный офисный пакет, является единый интерфейс пользователя, общий для
всех программ, входящих в пакет. Это позволяет использовать схожие приемы при
работе с различными приложениями данного пакета, что уменьшает затраты на
обучение пользователя.
Основную часть любого офисного пакета составляют следующие программы: —
текстовый редактор; — редактор таблиц; — СУБД. |
|
Системы подготовки презентаций
Системы подготовки презентаций (например, Microsoft PowerPoint) используются
работающими на АРМ специалистами для создания предназначенных для демонстрации
текстовых и графических материалов. Качественно подготовленные презентации,
дополненные необходимой видео- и аудиоинформацией, все чаще демонстрируются на
переговорах, конференциях и других мероприятиях. Это позволяет сделать
информацию наглядной и запоминающейся.
Системы управления проектами
Системы управления проектами предназначены для управления материальными,
техническими, финансовыми, кадровыми, информационными и другими ресурсами.
Программные средства такого типа используются при реализации различного типа
масштабных проектов.
Личные информационные системы
Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания
конкретного специалиста. Такие программные средства используются специалистами
для планирования личного времени, напоминания о наступлении сроков выполнения
заранее запланированных мероприятий, ведения персональных электронных записных
книжек. Возможно также ведения журнала телефонных переговоров, персональных
картотек и иные подобные функции. В пакете программ Microsoft Office их
выполнение обеспечивает программа Microsoft Outlook.
Системы интеллектуального проектирования
Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления
предназначены для использования так называемых CASE-технологий (Computer Aid
System Engineering), предназначенных для автоматизированной разработки проектных
решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.
Системы обработки изображений и оптического распознавания символов
Системы обработки изображений документов используются для ввода, обработки,
хранения и поиска графических образов текстовых документов. Однако такие
программные средства применяют, как пра¬вило, только в организациях, работающих
с большим объемом текстовых документов.
Системы оптического распознавания символов практически всегда используются
вместе с системами обработки изображений документов. Они позволяют перейти от
графического файла к текстовому, что значительно сокращает его объем и позволяет
производить его редактирование как текста. |
|
Для автоматизации поиска, управления и хранения электронных документов
различных форматов используются системы управления документами. Современные
программные продукты этого типа позволяют производить над документами самые
разнообразные операции.
При сегодняшнем высоком уровне развития средств вычислительной техники стало
обычным явлением, когда с помощью ЭВМ формируются платежные поручения,
приходно-расходные кассовые ордера, накладные и другие первичные экономические
документы.
При выборе системы управления документами необходимо учитывать следующие
параметры: легкость освоения и удобство в работе, возможность интеграции с
другими автоматизированными системами и работы в вычислительных сетях,
надежность системы, наличие средств защиты информации.
На российском рынке предлагается достаточное число программных продуктов,
позволяющих автоматизировать обработку документов.
Одним из распространенных программных продуктов такого типа является «1С:
Электронный документооборот». Эта программа предназначена для автоматизации
движения потоков документов, циркулирующих в организации, а также для их
обработки и хранения. Она позволяет создавать шаблоны и бланки документов,
устанавливать правила их заполнения, определять маршрутные схемы движения
документов внутри организации и пр. Также с ее помощью можно осуществлять
контроль за работой исполнителей, обеспечивать защиту данных конкретного
пользователя, автоматизировать большую часть рутинных операций, выполняемых
сотрудником в процессе подготовки документа.
Система поддерживает работу с несколькими массивами документов: «Пришедшие»,
«На контроле», «Несохраненные» и др. Многие операции выполняются автоматически,
например, автоматически осуществляется контроль за документами, находящимися в
работе, а также прием документов.
Программа позволяет настраивать маршрут прохождения документов. При этом для
каждой точки маршрута можно установить право просмотра или редактирования
документа, а также указать точки, в ко¬торых происходит рассылка копий документа
другим пользователям.
Наличие справочника позволяет хранить информацию об иерархической структуре
подразделений организации, поддерживать информационный обмен между начальниками
и подчиненными, составлять списки рассылки документов и пр. |
|
Многие специалисты в соответствии со своими должностными обязанностями
заняты, составлением различных аналитических материалов (справок, обзоров и
других подобных документов). Кроме того, специалисты принимают ответственные
решения, последствия которых важны для всего управленческого процесса. Чтобы
сделать выполнение этих функций более быстрым, эффективным и легким,
используются экспертные системы.
Назначение экспертных систем — помочь сотрудникам выполнять качественный
анализ исходных данных в определенной области и принимать обоснованные и
взвешенные решения.
Экспертные системы представляют собой особый класс автоматизированных
информационных систем, которые проводят анализ, выполняют классификацию, ставят
диагноз и выдают консультации. Они воспроизводят при анализе схему рассуждений
человека-эксперта рассуждения, опирающиеся на неформальные правила, используемые
в целях повышения эффективности решения конкретной задачи.
Экспертные системы не только выполняют необходимые функции, но и на каждом
шаге могут объяснить пользователю причину той или иной рекомендации и
последовательность анализа. Широкое использование экспертных систем в зарубежных
странах объясняется тем фактом, что аналитические задачи решаются компьютером не
хуже, чем человеком, а в ряде случаев надежнее и быстрее. В отличие от человека,
у экспертных систем нет предубеждений, они не делают поспешных выводов, не
поддаются влиянию внешних факторов. Такие системы работают методично,
систематизировано, рассматривая все детали, выбирая оптимальную альтернативу из
всех возможных. Несомненным преимуществом экспертных систем является и то, что
содержащиеся в них знания сохраняются навсегда, как бы обширны они не были.
Теоретически экспертные системы по мере своего развития и расширения должны
проходить следующие уровни.
«Ассистент» - система освобождает сотрудника от рутинной и однообразной
аналитической работы, позволяя заниматься только самыми важными и требующими
творческого решения вопросами.
«Коллега» - система участвует в решении проблемы на равных с сотрудником,
общение между ними представляет собой постоянный диалог.
«Эксперт» - уровень знаний системы во много раз превосходит уровень знаний
сотрудника, так как знания системы постоянно пополняются при помощи наиболее
компетентных экспертов.
Как третий, так и второй уровни экспертных систем пока не достигнуты и
имеются значительные трудности при их реализации.
В настоящее время реально применяются экспертные системы первого уровня,
которые облегчают работу сотрудников и помогают сделать ее более эффективной и
быстрой. Такие системы накапливают знания и опыт наиболее квалифицированных
экспертов-аналитиков.
Экспертные системы, в основе которых лежат знания и опыт
высококвалифицированных экспертов, позволяют специалисту с обычной квалификацией
решать различные аналитические задачи, требующие высокого уровня знаний,
практически так же успешно, как это делают сами эксперты. Таким образом,
уникальный индивидуальный опыт отдельных и немногочисленных экспертов становится
доступным многим пользователям. |
|
Для работы многих специалистов необходима самая разнообразная и оперативная
информация из различных областей знаний. В настоящее время основным
информационным ресурсом для получения данных является сеть Интернет. Для работы
с ней применяют специальные программные средства — Web-броузеры, позволяющие
получать самую разнообразную информацию по всему миру.
В современных управленческих процессах одно из центральных мест принадлежит
оперативному обмену информацией. По некоторым оценкам, обмен данными занимает до
95 % времени руководителя и до 53 % времени простых специалистов. В связи с этим
программные средства электронной почты получили в настоящее время широкое
распространение в работе всех типов организаций. Использование электронной почты
гарантирует доставку за 1—2 минуты на любое расстояние, в любую страну, 24 часа
в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году с уведомлением о вручении и с
уведомлением о прочтении. Кроме того, электронная почта позволяет осуществлять
рассылку документов внутри организации, отправлять, получать и обрабатывать
сообщения с различных рабочих мест и даже проводить совещания специалистов,
находящихся на значительном расстоянии друг от друга. |
|
Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных с целью
поиска различных сведений, необходимых для подготовки документов. Для облегчения
такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД).
База данных (БД) — совокупность специально организованных и логически
упорядоченных данных.
Развитие информационных технологий и применение их в различных областях
деятельности привело к созданию разнообразных баз данных различной сложности.
Сложность базы данных зависит объема и структуры хранимой в БД информации,
разнообразия форм ее представления, связей между файлами, требований к
производительности и надежности.
Организация базы данных требует предварительного построения логической
модели данных. Ее основное назначение — систематизация информации по содержанию,
структуре, объему, взаимным связям, а также отражение свойств информации с
учетом потребности, конечных пользователей.
Логическая модель строится в несколько этапов с постепенна приближением к
оптимальному для данных условий варианту. Эффективность такой модели зависит
оттого, насколько близко она отображает изучаемую предметную область. К
предметной области относятся объекты (документы, счета, операции над ними и
пр.), а также характеристики данных объектов, их свойства, взаимодействие
взаимное влияние.
Таким образом, при построении логической модели данных сначала выявляются те
объекты, которые интересуют пользователей проектируемой БД. Затем для каждого
объекта формулируются характеристики и свойства, достаточно полно описывающие
данный объект. Эти характеристики в дальнейшем будут отражены в базе данных как
соответствующие поля. |
|
Системы обработки финансово-экономической информации используются при работе
с числовыми данными (характеристиками экономических и финансовых процессов) для
составления на их основе аналитических обзоров и иных документов. К таким
программным средствам относятся табличные процессоры, специализированные
бухгалтерские и банковские программы (для внутрибанковских и межбанковских
расчетов), специализированные программы финансово-экономического анализа и
планирования.
Должностные обязанности многих специалистов зачастую связаны с обработкой
различных таблиц, так как в большинстве случаев экономическая информация
представляется в виде табличных документ? Специальное ПО для работы с таблицами
(например, Microsoft Excel) помогает создавать подобные документы. Такие
программы очень удобны и широко применяются, так как сами пересчитывают все
итоговые промежуточные данные при изменений исходных параметров. |
|
Системы подготовки текстовых документов подразделяют на текстовые редакторы
(текстовые процессоры) и настольные издательские системы, которые различаются
числом и масштабом выполняемых функций. Все типы систем подготовки текстовых
документ: позволяют быстро вводить информацию, редактировать ее, сами
осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к распечатке, а также
выполняют ряд других функций. Использование данных программных средств позволяет
значительно повысить производительность труда сотрудников, участвующих в
составлении различных видов документов. Примером такого программного средства
может сложить текстовый редактор Microsoft Word из пакета Microsoft Office.
Издательские системы применяются при создании печатной продукции: для
оформления журналов и книг, красочных рекламных буклетов и при выполнении прочих
задач, решение которых невозможно или трудновыполнимо при использовании обычных
текстовых редакторов. Издательские системы позволяют готовить к печати и печати
на высококачественных лазерных принтерах, а также выводить, на фотонаборные
автоматы сложные документы, требующие высокого качества печати. В зависимости от
вида подготавливаемого документа целесообразно использовать различные типы
издательских систем.
Для создания материалов небольшого объема с иллюстрациями, диаграммами,
графиками, с использованием в тексте различных красочных шрифтов удобны системы,
обычно применяемые для подготовки больших журналов и газет. Примером такой
системы может послужить Aldus PageMaker.
Другой тип издательских систем подходит для создания крупных, объемных
документов, например, книг. Одной из распространенных систем подобного типа
является Ventura Publisher.
Издательские системы любого типа используются в основном для осуществления
такой важной операции, как верстка. Это понятие означает разбивку текста по
страницам определенного формата, вставку рисунков, оформление различных участков
текста соответствующими шрифтами и т. п. Для осуществления верстки издательские
системы оптимально подходят. Однако при этом в удобстве набора и редактирования
текста они уступают текстовым редакторам. Поэтому процесс подготовки к печати
сложных документов обычно состоит из двух этапов: набор текста в текстовом
редакторе и последующее оформление с помощью издательской системы.
Среди множества полезных функций, которыми обладают издательские системы,
можно выделить следующие: использование огромного количества различных видов
шрифтов, которые отображаются на экране так же, как и при печати; широкие
возможности при редактировании изображений, наборе формул, вставке таблиц и пр.
Следует отметить, что современные текстовые редакторы значительно
приблизились по набору функций к издательским системам. Так, например, редактор
Microsoft Word позволяет вставлять в документ таблицы, рисунки, формулы и
обладает рядом других полезных функций, которые более подробно будут рассмотрены
в дальнейшем. |
|